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高贝思通讯
【海外商务成功法】
2010年6月号

Vol.7 一看邮件内容就可以知道这个人有没有工作能力。

大家好，我是高贝太郎。这次首先向大家提问一个问题。在遇到这样的问题时贵公司的职员是如何处理的？

你是ABC商社的营业担当，有一天贵公司的老客户XYZ物产告诉你他收到的产品的形状不对，而且数量也少了。客户非常生气的问你：“这究竟是怎么回事？立刻以书面的形式向我汇报这件事情！”，但是现在上司正在外地出差，联系不上。在这种情况下，你应该怎样写这封邮件？请写出这封邮件的内容。

这是一封处理索赔事件的邮件。实际上这个问题是从高贝思的研修教材中摘录出来的一个试题，高贝思的研修内容主要是适合营业担当、总务担当等业务员用的。中国是一个重视速度的国家，任何事情都倾向于通过电话沟通解决，但是也有很多事情需要通过书面形式沟通解决。与打电话不同的是，书面沟通方式因为留有证据，所以需要谨慎处理。在使用邮件沟通的时候，很难将写邮件的人的感情传递给对方的，所以需要特别注意语言表达和措辞。即使你很有诚意的写了这封邮件，有时也会被误解为这是一封毫无诚意的邮件。不知道大家有没有过类似的经历。

当然，一封邮件最重要的就是它的内容。就拿刚才的例子老说，营业担当应该在自己的职权范围内确认问题的实际状况、找出问题的解决方案等，而且要去执行它，在想客户汇报这些事情的时候区分开事实·意见·推测是非常重要的。

“能够写出好的邮件”是社会人必须具备的重要技能之一。包括邮件在内的“文档”是将公司的行为具体化的最终产物，所以制作文档需要做“事前准备”。实际上，能否做好这些“事前准备”工作是社会人必须具备的“工作能力”。就像前面提到的索赔事件的处理，首先要确认客户讲的事情是否属实，其次确认为什么会出现这种状况，随后需要考虑应该怎样应对类似事件。如果你给客户回复“因为现在上司不在公司，所以自己不知道应该怎么做”，那么非常抱歉，作为一个社会人你是不合格的。

为了提高工作能力，高贝思准备了很多研修，这些研修中有实例讲习。向上司汇报工作时，制作会议记录时，向厂商订货时，向客户汇报工作状况时等，高贝思设想了各种实例，并培训大家如何根据实际状况制作出合适的文档。

“只要一看邮件内容就可以知道这个人有没有工作能力”！高贝思可以使用刚才提到过的事例向大家提供工作能力测评服务。特别是正在招聘员工的企业，建议大家使用该服务。高贝思在面试中可以帮助您找出应聘者是否具备潜在的工作能力。高贝思以提高每个公司的工作能力为目的，正在开发新的服务。各位为何不从简单的事情开始尝试一下这些服务呢？我们期待着大家的联络。这次的高贝太郎有点认真哦。

 

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